Configurer l'expiration automatique des emails

Qu'est-ce que l'expiration des emails ?

L'expiration des courriels vous permet de fixer une limite de temps pendant laquelle les destinataires peuvent accéder à vos courriels. Une fois ce délai écoulé, l'e-mail devient inaccessible, ce qui permet de réduire l'encombrement numérique et l'empreinte carbone.

Actuellement, la plupart des fournisseurs de messagerie (Gmail, Outlook, etc.) ne suppriment pas automatiquement les courriels expirés. En ajoutant des métadonnées d'expiration à vos messages, vous contribuez à l'émergence d'une norme qui encourage les fournisseurs de messagerie à mettre en œuvre cette fonctionnalité.

Pourquoi utiliser l'expiration des emails ?

Réduire votre impact sur l'environnement en limitant le stockage inutile des emails.
Améliorer la confidentialité et la sécurité des données pour les informations sensibles au facteur temps
Améliorer la gestion du cycle de vie de vos communications
Démontrer votre engagement en matière de responsabilité sociale d'entreprise

Conditions préalables

Avant d'utiliser la fonction d'expiration des e-mails, assurez-vous que vous disposez des éléments suivants

Un accès aux campagnes One-Shot ou Automation dans Splio
Une campagne avec le canal email sélectionné

Comment définir une date d'expiration pour vos e-mails ?

Instructions pas à pas

Accédez à votre outil de création de campagnes One-Shot ou Automation.
Sélectionnez le canal "Email".
Naviguez jusqu'à l'onglet "Paramètres d'action".
Recherchez l'option :"Configurer l'expiration automatique des courriels pour réduire votre empreinte carbone".
Définissez la période d'expiration souhaitée (jusqu'à 365 jours).
Enregistrez vos paramètres
Continuez à configurer votre campagne comme d'habitude.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Lorsque vous définissez une date d'expiration :

Votre email est envoyé aux destinataires comme d'habitude
Splio ajoute un en-tête "Expires" à l'email avec la date que vous avez spécifiée.
Une fois cette date atteinte, l'e-mail devient inaccessible.
La date est basée sur le moment où le destinataire reçoit l'email.

Cas d'usages

Promotions à durée limitée

Pour les ventes et les offres à durée limitée qui ne sont valables que pendant une certaine période.

Exemple : Définissez une expiration de 7 jours pour votre annonce de vente saisonnière.

Invitations à des événements

Pour les événements ayant une date précise, pour lesquels l'invitation perd de sa pertinence par la suite.

Exemple : Envoyez une invitation à un webinaire qui expire le lendemain de l'événement.

Informations sensibles

Pour les courriels contenant des données confidentielles ou des identifiants d'accès temporaires.

Exemple : Envoyer un lien de réinitialisation de mot de passe qui expire après 24 heures pour des raisons de sécurité.

Newsletters régulières

Pour les communications récurrentes qui deviennent obsolètes après une certaine période.

Exemple : Réglez votre newsletter mensuelle pour qu'elle expire au bout de 60 jours afin de réduire l'impact sur le stockage à long terme.

Best practices

Choisissez un délai d'expiration correspondant à la pertinence de votre contenu (plus court pour les offres urgentes, plus long pour les documents de référence).

Informez les destinataires dans le corps du message que le contenu expirera à une date précise.
Testez la fonctionnalité en vous envoyant un courriel type avant de l'utiliser dans vos campagnes.
Utilisez cette fonction pour mettre en avant vos initiatives environnementales auprès de vos clients.
Envisagez d'analyser les mesures d'engagement de vos emails pour déterminer les périodes d'expiration optimales (la plupart des engagements ont lieu au cours des premiers jours).

Questions fréquemment posées

La date d'expiration sera-t-elle visible pour mes destinataires ?

Non, la date d'expiration est ajoutée aux métadonnées (en-têtes) de l'e-mail et n'est généralement pas affichée dans l'interface du client de messagerie du destinataire.

Puis-je définir une date d'expiration par défaut pour tous mes messages électroniques ?

Actuellement, les dates d'expiration doivent être définies individuellement pour chaque campagne.

Les messages électroniques disparaissent-ils réellement de la boîte de réception des destinataires ?

Cela dépend du fournisseur de messagerie du destinataire. Actuellement, la plupart des fournisseurs n'appliquent pas automatiquement l'expiration des messages électroniques, mais en incluant ces métadonnées, vous contribuez à encourager l'adoption de cette norme. Au fur et à mesure que les entreprises seront plus nombreuses à mettre en œuvre cette fonctionnalité, les fournisseurs de services de messagerie commenceront peut-être à reconnaître ces dates d'expiration et à les prendre en compte.

Puis-je fixer une date d'expiration supérieure à 365 jours ?

Non, la période d'expiration maximale est actuellement de 365 jours. Cette limitation a pour but d'encourager les pratiques responsables en matière de messagerie électronique et de réduire les stockages à long terme inutiles.

Comment puis-je vérifier que la date d'expiration a été correctement définie ?

Si vous souhaitez néanmoins l'afficher au destinataire, nous vous recommandons d'ajouter le texte d'expiration dans le corps du message afin de le promouvoir.

Cette fonctionnalité fonctionne-t-elle avec tous les clients de messagerie ?

Les métadonnées d'expiration sont ajoutées à tous les messages électroniques, mais leur application dépend du client de messagerie du destinataire. Cette fonctionnalité s'inscrit dans le cadre d'un mouvement sectoriel plus large visant à encourager les fournisseurs de messagerie à prendre en charge les dates d'expiration.

Aller plus loin

Pour en savoir plus sur l'expiration des courriels et son impact sur l'environnement, consultez les ressources suivantes :

Le saviez-vous ? Plus de 5% des emails chez Orange contiennent déjà des dates d'expiration. En utilisant cette fonctionnalité, vous rejoignez un mouvement croissant vers des pratiques de communication numérique plus respectueuses de l'environnement.