Configurar la caducidad automática de los emails
¿Qué es la caducidad de los emails?
La caducidad de los emails te permite definir un límite de tiempo durante el cual los destinatarios pueden acceder a tus mensajes. Una vez transcurrido ese plazo, el email deja de estar disponible, lo que ayuda a reducir la sobrecarga digital y la huella de carbono.
Actualmente, la mayoría de los proveedores de correo electrónico (Gmail, Outlook, etc.) no eliminan automáticamente los emails caducados. Al añadir metadatos de caducidad a tus mensajes, contribuyes al desarrollo de un estándar que incentive a los proveedores a implementar esta funcionalidad.
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¿Por qué utilizar la caducidad de emails?
Reduce tu impacto medioambiental limitando el almacenamiento innecesario de correos.
Refuerza la confidencialidad y seguridad de la información sensible en el tiempo.
Optimiza la gestión del ciclo de vida de tus comunicaciones.
Demuestra tu compromiso con la responsabilidad social corporativa.
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Requisitos previos
Antes de utilizar la funcionalidad de caducidad de emails, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:
Acceso a campañas One-shot o Automation en Splio.
Una campaña con el canal email seleccionado.
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¿Cómo establecer una fecha de caducidad para tus emails?
Instrucciones paso a paso:
Accede a la herramienta de creación de campañas One-shot o Automation.
Selecciona el canal Email.
Ve a la pestaña Configuración de acciones.
Busca la opción: “Configurar caducidad automática del email para reducir tu huella de carbono”.
Define el periodo de caducidad deseado (hasta 365 días).
Guarda la configuración.
Continúa con la configuración de tu campaña como de costumbre.
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¿Cómo funciona?
Cuando defines una fecha de caducidad:
El email se envía a los destinatarios de manera habitual.
Splio añade una cabecera “Expires” al mensaje con la fecha indicada.
Al llegar esa fecha, el email deja de estar disponible.
La fecha se calcula a partir del momento en que el destinatario recibe el email.
Casos de uso
Promociones por tiempo limitado
Para ventas y ofertas disponibles únicamente durante un periodo concreto.
Ejemplo: Configura una caducidad de 7 días para el anuncio de tu campaña de temporada.
Invitaciones a eventos
Para eventos con fecha específica, cuya invitación deja de tener validez una vez pasada la fecha.
Ejemplo: Envía una invitación a un webinar que caduque el día siguiente al evento.
Información sensible
Para correos electrónicos que incluyen datos confidenciales o credenciales de acceso temporales.
Ejemplo: Envía un enlace de restablecimiento de contraseña que caduque a las 24 horas por motivos de seguridad.
Newsletters periódicas
Para comunicaciones recurrentes que pierden relevancia después de cierto tiempo.
Ejemplo: Configura tu newsletter mensual para que caduque a los 60 días y así reducir su impacto en el almacenamiento a largo plazo.
Buenas prácticas
Elige una fecha de caducidad que se ajuste a la relevancia de tu contenido (más corta para ofertas urgentes, más larga para materiales de referencia).
Informa a los destinatarios en el cuerpo del mensaje de que el contenido caducará en una fecha concreta.
Prueba la funcionalidad enviándote un correo de prueba antes de usarla en tus campañas.
Utiliza esta funcionalidad para dar visibilidad a tus iniciativas medioambientales.
Considera analizar las métricas de interacción de tus emails para determinar los periodos de caducidad óptimos (la mayoría de interacciones se producen en los primeros días).
Preguntas frecuentes
¿Será visible la fecha de caducidad para mis destinatarios?
No. La fecha de caducidad se añade a los metadatos del correo electrónico (cabeceras) y, por lo general, no se muestra en la interfaz del cliente de correo del destinatario.
¿Puedo definir una fecha de caducidad predeterminada para todos mis correos?
Actualmente, las fechas de caducidad deben configurarse de forma individual para cada campaña.
¿Los correos desaparecen realmente de la bandeja de entrada de los destinatarios?
Depende del proveedor de correo electrónico del destinatario. En este momento, la mayoría de proveedores no aplican de forma automática la caducidad de los correos. Sin embargo, al incluir estos metadatos, estás contribuyendo a fomentar la implementación de este estándar. A medida que más empresas lo implementen, es posible que los proveedores de correo comiencen a reconocer estas fechas de caducidad y a tenerlas en cuenta.
¿Puedo establecer una fecha de caducidad superior a 365 días?
No. El periodo máximo de caducidad es actualmente de 365 días. Esta limitación busca promover prácticas responsables de envío y reducir el almacenamiento innecesario a largo plazo.
¿Cómo puedo comprobar que la fecha de caducidad se ha configurado correctamente?
Los metadatos de caducidad se añaden a todos los correos electrónicos, aunque su aplicación depende del cliente de correo del destinatario. Esta funcionalidad forma parte de un movimiento más amplio del sector para fomentar que los proveedores de correo admitan las fechas de caducidad.
Para profundizar más
Para saber más sobre la caducidad de los correos electrónicos y su impacto medioambiental, consulta estos recursos:
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💡 ¿Sabías que…? Más del 5 % de los correos en Orange ya incluyen una fecha de caducidad. Al utilizar esta funcionalidad, te unes a un movimiento cada vez mayor hacia una comunicación digital más responsable con el medioambiente.